New Job Agent, Analyse De Documents Et Projets In Ontario
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| Agent, Analyse de documents et projets |
Agent, Analyse de documents et projets
Company : Jobssummary / Indeed
Salary : Details not provided
Location : Ontario
Full Description
Numéro de la demande d’emploi : 163210
Fonction administrative : Protection de la vie privée et Conformité
Ville principale : Ottawa
Emplacements Supplémentaire(s): Possibilité de télétravail [à temps partiel]
Province : Ontario
Type d’emploi : Temps plein
Statut d’emploi : Période déterminée. Terme d'une année avec possibilité d'extension ou de permanence
Exigences linguistiques : Bilinguisme impératif (CCCC)
Classification et niveau d’employé : CPMGA01
Nombre de postes vacants : 1
Date de clôture : (AAAA/MM/DD) 2023/01/13
Tous les candidats qualifiés seront pris en considération, mais la préférence sera accordée aux Autochtones (issue des Premières Nations, Métis ou Inuits) ou aux personnes en situation de handicap. Il s’agit d’une mesure spéciale dans le cadre de l’initiative d’équité en matière d’emploi, et les candidats de ces groupes qui souhaitent être admissibles à un traitement préférentiel doivent se désigner comme tels.
Description de l'emploi
Le ou la titulaire assume la responsabilité de l’élaboration et de la mise en œuvre des analyses effectuées par des équipes de projet. En tant que spécialiste de la gestion des documents de la Société, il ou elle produit des rapports et formule des recommandations sur diverses questions relatives aux documents, comme l’état des systèmes, des procédures, des actifs ou avoirs et de l’équipement, des méthodes de travail et des possibilités de simplification des tâches découlant de la gestion quotidienne des documents.
Le ou la titulaire analyse et évalue les résultats d’études, y compris les informations et les données provenant des clients. De plus, il ou elle élabore et collabore avec les clients à la mise en œuvre de façons de procéder visant à mieux gérer les documents. Il ou elle élabore, met en œuvre et contrôle les modifications apportées aux calendriers de conservation et d’élimination des documents et rédige des manuels de gestion des documents qui seront utilisés par l’ensemble des employés de la Société.
Le ou la titulaire formule des recommandations sur les besoins en ressources externes (conseillers), définit les paramètres et l’énoncé des travaux et surveille le rendement du fournisseur pendant la durée du contrat.
Responsabilités professionnelles
Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste d’agent, Analyse de documents et projets.
- Géree l’élaboration et la mise en œuvre des études analytiques effectuées par les équipes de projet, cerner les problèmes et résoudre les questions concernant le classement des documents, les calendriers de conservation et d’élimination des documents, la planification des mesures d’exception pendant les conflits de travail, la formation du personnel et la préparation des manuels.
- En tant que spécialiste de la gestion des documents de la Société, il ou elle produit des rapports et formule des recommandations sur l’état des systèmes, des procédures, des actifs ou avoirs et de l’équipement, des méthodes de travail, sans oublier les possibilités de simplification des tâches découlant de la gestion quotidienne des documents.
- Analyser et évaluer les résultats d’études, y compris les informations et données, et élaborer et mettre en œuvre des façons de procéder visant à mieux gérer les documents.
- Élabore, met en œuvre et contrôle les modifications apportées aux calendriers de conservation et d’élimination des documents et rédige des manuels de gestion des documents qui seront utilisés par l’ensemble des employés de la Société.
- Formuler des recommandations sur les besoins en matière de ressources externes (conseillers), définir les paramètres et l’énoncé des travaux et surveiller le rendement du fournisseur jusqu’à l’achèvement des travaux.
- À titre de spécialiste de la gestion des documents de la Société, fournir des conseils et de l’orientation relativement à la gestion des documents de manière à s’assurer que Postes Canada utilise des méthodes, des techniques, des systèmes et de l’équipement de pointe.
- Coordonner les ressources servant à la mise en œuvre des systèmes de gestion des documents, veiller au respect des calendriers de conservation et d’élimination des documents et recommander des améliorations du système.
- Surveiller un service décentralisé de gestion des fichiers et des documents. Fournir aux utilisateurs des copies des politiques de la Société ainsi que des lois et des règlements qui s’appliquent.
- Élaborer et mettre en œuvre de nouveaux projets à l’intention des groupes fonctionnels, notamment ceux chargés des relations du travail, du service de la paie, de la santé et de la sécurité, de la gestion des employés et de la gestion de projets.
- Faire preuve de tact et de discrétion lorsqu’il s’agit de fichiers et de documents de nature délicate, p. ex., documents de relations du travail et autres documents classifiés.
- Élaborer et mettre en œuvre des normes de travail et des documents statistiques qui permettront de déterminer les besoins en ressources et d’évaluer l’efficacité et l’efficience des activités de gestion des documents.
Responsabilités professionnelles (suite)
S’assurer que le siège social et les SI fournissent de l’aide et du soutien technologiques pour ce qui est de l’élaboration et de la mise en œuvre de systèmes bureautiques de gestion des documents.
- Prêter conseils et fournir une orientation générale aux utilisateurs des systèmes et de l’équipement au sujet des politiques en matière de sécurité qui ont une incidence sur les systèmes et l’équipement de gestion des documents et s’assurer ainsi que l’accès à des informations classifiés est autorisé en bonne et dû forme par la haute direction.
- Formuler des recommandations au sujet de périodes de conservation des documents qui sont acceptables pour les utilisateurs principaux et préparer des demandes d’approbation .
- Élaborer et mettre en œuvre des approbations visant la conservation et l’élimination de documents, puis planifier le transfert des documents à Bibliothèque et Archives Canada
- Établit et entretient des rapports avec les utilisateurs de manière à pouvoir formuler des suggestions sur l’élaboration des programmes de formation, les méthodes, le matériel didactique, les manuels et autres documents utilisés aux fins de formation du personnel de gestion des documents de la Société.
- Établit et entretient des rapports avec d’autres groupes à l’interne afin de contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre de systèmes de gestion des documents uniformes.
- Fournit des conseils et directives techniques aux utilisateurs, et assurer la supervision lorsque des subalternes relèvent de lui ou d’elle.
- S’assurer que des normes en matière de protection de la vie privée et de langues officielles sont intégrées aux systèmes de gestion des documents, conformément à la législation en vigueur.
- S’assurer, par une planification de la relève et par sa formation, du perfectionnement continu d’un personnel compétent susceptible d’accepter d’autres affectations au sein de Postes Canada.
- Collaborer étroitement avec les Affaires juridiques et la Protection de la vie privée afin de se conformer aux lois et aux règlements sur la protection de la vie privée.
Critères d’admissibilité
Formation
Diplôme d’études postsecondaires, de préférence dans un domaine connexe (affaires réglementaires, administration des affaires, gestion des documents et de l’information) OU une combinaison d’expérience professionnelle et de formation équivalente
Expérience
D’une à trois années d’expérience fonctionnelle pertinente dans la gestion de documents électroniques et dans l’application de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
Une ou plusieurs années d’expérience dans un milieu syndiqué, un atout
Expérience de projet antérieure un atout
Autres exigences
Excellentes compétences en informatique et maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office
Connaissance de la plateforme infonuagique Microsoft 365 et, plus précisément, de SharePoint Online.
Solides compétences en communication, en analyse et en service à la clientèle
Capacité à bien travailler en équipe et à respecter les échéances et les exigences établies.
Certification en gestion du changement, un atout (p. ex., modèle ADKAR)
Titre professionnel ou certificat/diplôme collégial en gestion des documents et de la technologie de l’information ou certification de l’Institute of Certified Records Managers (ICRM).
Autres informations
Poste critique pour la sécurité
Ce poste peut être considéré comme un poste critique pour la sécurité.
Équité en matière d’emploi
Postes Canada représentera la diversité du pays en plus d’offrir un milieu de travail sécuritaire et accueillant qui valorise et célèbre nos différences. Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi et invitons les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature.
Un handicap est défini comme étant un problème physique, un problème sensoriel ou un problème de santé mentale permanent ou épisodique ou une limitation fonctionnelle. Il comprend les problèmes de santé visibles et non visibles ou des limitations qui peuvent affecter la vue, l’ouïe, la mobilité, la flexibilité, la dextérité, la douleur, l’apprentissage, le développement, l’état mental ou psychologique, et la mémoire.
Conflits d’intérêts
La Politique sur les conflits d’intérêts interdit aux employés d’embaucher, de superviser ou d’avoir pour supérieur, directement ou indirectement selon l’échelle hiérarchique, des membres de leur famille immédiate ou toute personne de leur entourage proche. Si vous pensez que vous pourriez être en situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel, vous devez communiquer avec le représentant désigné des Ressources humaines.
Mesures d’adaptation
Postes Canada s’engage à offrir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le procédé d’embauche. Si Postes Canada communique avec vous à propos d’une possibilité d’emploi, veuillez nous informer si, en raison des restrictions, vous avez besoin de mesures d’adaptation. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.
Message important
Votre candidature doit démontrer clairement la façon dont vous satisfaites aux exigences, puisque Postes Canada ne peut pas faire de suppositions quant à votre niveau d’études et à votre expérience. Nous remercions toutes les personnes ayant posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature a été retenue.
Nos comportements propres au leadership :
Prise de décisions – Champion de l’organisation qui prend des risques calculés et des décisions prudentes et logiques au sujet de questions actuelles, des occasions futures et des exigences en matière de ressources en temps opportun et de façon réfléchie, qui cadrent avec les intérêts supérieurs de la Société.
Responsabilisation – Personne qui vise l’excellence en matière de rendement, qui assume les décisions et les mesures prises et tient les subalternes directs responsables, mais qui tire aussi des leçons de ses erreurs lorsque les résultats prévus ne sont pas atteints.
Orientation commerciale – Personne proactive qui comprend la nature concurrentielle des activités de l’entreprise et qui s’engage à assurer la viabilité de l’entreprise grâce à un excellent service à la clientèle et à de nouvelles occasions d’affaires.
Exécution – Personne motivée et ayant des objectifs qui agit avec un sentiment d’urgence et atteint ses objectifs à temps et selon le budget, en gérant efficacement les défis et les situations ambiguës.
Leadership – Excellent communicateur et chef qui incite l’engagement des autres, les motive et les inspire dans le but d’atteindre les résultats et qui encourage l’épanouissement personnel et la recherche de meilleures façons de faire les choses.
Nos valeurs
Nous sommes conscients que la diversité fait partie intégrante de ce que nous sommes en tant qu’entreprise, de la façon dont nous exerçons nos activités et de notre vision de l’avenir. Nous sommes convaincus qu’attirer, perfectionner et maintenir en poste une main-d’œuvre qui reflète la diversité du Canada est essentiel à notre succès parce qu’il s’agit d’une priorité pour toutes les collectivités et les clients que nous desservons.
Les valeurs de Postes Canada reflètent les principes, les croyances et les aspirations qui guident notre comportement et façonnent notre culture.
Sécurité – Nous nous engageons à assurer un environnement sain et sécuritaire pour toutes les parties intéressées.
Clients – Nous servons les Canadiens avec fierté et passion.
Respect – Nous nous traitons mutuellement avec équité et respect.
Intégrité – Nous agissons de manière responsable et avec intégrité.
Transformation – Nous innovons et nous nous transformons pour connaître du succès sur le marché.