New Job Bilingual Administrative Assistant, Global Banking & Markets - Montreal, Qc In Quebec

Requisition ID: 153031

Join a purpose driven winning team, committed to results, in an inclusive and high-performing culture.

Bilingual Administrative Assistant, Global Banking & Markets – Montreal, QC

Purpose

Contributes to the overall success of Corporate and Investment Banking (CIB) team within Scotiabank’s Global Banking & Markets Division (GBM) in Canada, by providing high quality administrative support to assist in the execution of our business. The Admin Assistant ensures all activities are in compliance with governing regulations, internal policies and procedures and will build strong partnerships across the Bank to provide support for the team.

Is this role right for you?

• Responsible for prioritizing workload to ensure the group’s objectives and deadlines are met. Acts as a culture carrier, monitoring adherence to policies and escalating as required.
• Establishes sound business relationships by providing courteous and efficient assistance to both internal and external clients.
• Champions a high-performance environment and contributes to an inclusive work environment
• Assumes ad hoc projects as they arise in support of management, including the gathering and compiling of data from various sources for weekly meetings, organizing and managing logistics for client events (including venue booking), researching and tracking key client dates (AGMs, quarterly IR calls, etc.) and ensure team is assigned to attend / call-in, etc.
• Responsible for drafting and/or reviewing communications for distribution to executive level management.

Client Related Support

• Calendar management: Coordinates team schedules and arranges client meetings as requested. Coordinates logistics of meetings, including room bookings and requesting technical, audio-visual and catering support as required.
• Travel: Arranges and coordinates travel including international travel, schedules and follows up on reservations and itineraries, Travel visas (where required), etc.
• Expense Management: 1. Compiles receipts and prepares extensive expense reports for approval and payment, ensuring timely completion and proper client coding. 2. Prepares and submits invoices to Accounts Payable for processing. Follows up with AP regarding outstanding items.
• Client Interactions: Assists with maintenance of client-related data (names, titles, contact details, etc -using both Excel and Salesforce), update of client call reports, etc.
• Client Events: Arranges and coordinates client events including but not limited to booking, planning, liaising with clients for invitations and following up.
• Client files/ materials: Organizes, copies and maintains administrative files, correspondence and other records/materials as required. Assists with pitch book binding if required, using in-house binding system
• Office phones: Answers and screens telephone calls on a multi-line system, arranging conference calls and videoconferencing using Scotia preferred vendors

Business Management/ Admin Team Support

• Assist with onboarding and offboarding of new/terminated employees, coordinating with HR, Technology and Facilities
• Point of contact for visiting staff. Pre-registers all guests, including employees from other locations. Assumes local support including assigning office passes, desk space, room bookings, etc.
• Acts as an alternate resource/backup for the other Administrative Assistants during lunch hours, breaks, end of day, illness and other absences, and shares in Admin Team responsibilities to support sector team and CIB business

Comprehends and adheres to policies implemented by the Global team; coaches and ensures CIB team has support to evidence they are in compliance with policies and procedures

• Actively pursues effective and efficient operations of his/her respective areas, while ensuring the adequacy, adherence to and effectiveness of day-to-day business controls to meet obligations with respect to operational risk, regulatory compliance risk, AML/ATF risk and conduct risk

Do you have the skills that will enable you to succeed in this role?

We'd love to work with you if you have:

• 
  Minimum High School Diploma (Grade 12) level high school completion
• Minimum 3-5 years in a related administrative role requiring significant multi-tasking – preferably in Financial Services Industry
• Experience supporting executive level management preferred
• Fully fluent both written and spoken in French and English
• Strong technical skills and knowledge of MS Office 2010 (e.g. Word, Excel and PowerPoint)
• Excellent coordination, organizational, time-management and work prioritization skills
• Attention to detail, resourceful, and diligence in follow-up
• Communicates clearly, articulately and succinctly in both oral and written form, with the ability to communicate to all levels within the organization.
• Flexibility, high tolerance for change and an ability to learn quickly
• Ability to handle sensitive materials under the pressure of last minute deadlines
• Desire to be proactive and create a positive experience for others

Note:

• Supports approximately 10-20 staff, including Industry and/or Desk Heads
• Critical support provided to CAN GBM senior leadership (non GBM Executives)
• Liaise with Technology, HR, Facilities and Finance to ensure proper workflow required to support team
• Partner with US and Canada assistants to support smooth travel of staff between offices

Adjoint administratif ou adjointe administrative, Services bancaires et marchés mondiaux – Montréal, QC

Objectif
Contribuer au succès global des Services bancaires aux grandes entreprises et d’investissement au sein de la division Services bancaires et marchés mondiaux de la Banque Scotia au Canada, en offrant un soutien administratif de premier ordre qui facilitera la réalisation de nos activités. L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative veille à ce que toutes les activités respectent les règlements en vigueur ainsi que les politiques et les procédures internes. Il ou elle établit des partenariats solides au sein de la Banque afin de soutenir l’équipe.

Ce poste vous convient-il?

• Établir les priorités du groupe de façon à assurer le respect des échéances et l’atteinte des objectifs. Agir à titre d’ambassadeur de la culture et veiller au respect des politiques. Soumettre les problèmes à l’échelon supérieur, au besoin.
• Entretenir de solides relations d’affaires en offrant une aide courtoise et efficace aux clients internes et externes.
• Favoriser un environnement axé sur le rendement et contribuer à rendre le milieu de travail inclusif.
• Participer à des projets ponctuels visant à soutenir l’équipe de gestion dont la nature est la suivante : recueillir et compiler des données provenant de diverses sources pour les réunions hebdomadaires, en gérant la logistique derrière les événements pour les clients (y compris les réservations), effectuer des recherches sur les dates clés liées aux clients (AGA, conférences téléphoniques trimestrielles des Relations avec les investisseurs, etc.) et voir à ce que les membres de l’équipe soient en mesure d’y participer, etc.
• Rédiger ou réviser les communications destinées à l’équipe de la haute direction.

Soutien lié à la clientèle

• Gestion des horaires : Coordonner les horaires des équipes et organiser des rencontres avec les clients, selon les besoins. Gérer la logistique derrière les réunions, notamment la réservation des salles, le soutien technique et audiovisuel et les services de traiteur, le cas échéant.
• Voyages et déplacements : Organiser et coordonner les voyages (y compris les voyages internationaux), planifier les réservations et les itinéraires et en assurer le suivi, obtenir les visas (le cas échéant), etc.
• Gestion des dépenses : 1. Consigner les reçus et préparer des relevés des dépenses détaillés à des fins d’approbation et de paiement dans les délais prévus, en s’assurant d’utiliser le code client adéquat. 2. Préparer les factures et les soumettre à l’équipe des comptes fournisseurs pour traitement. Faire le suivi auprès de cette équipe concernant les éléments non réglés.
• Interactions avec les clients : Fournir un soutien quant à la maintenance des données liées aux clients (noms, titres, coordonnées, etc. à l’aide d’Excel et de Salesforce), la mise à jour des rapports d’appels, etc.
• Événements destinés aux clients : Organiser et coordonner les événements destinés aux clients, ce qui comprend les réservations, la planification, les invitations et les suivis avec les clients.
• Dossiers des clients et documentation : Organiser, copier et tenir à jour les dossiers administratifs, la correspondance et d’autres dossiers ou documents, selon les besoins. Relier des présentations, au besoin, au moyen du système de reliure de la Banque Scotia.
• Téléphonie : Répondre aux appels téléphoniques et les filtrer à l’aide d’un système à lignes multiples, organiser des conférences téléphoniques et des vidéoconférences en ayant recours aux fournisseurs privilégiés de la Banque Scotia.

Gestion des opérations et soutien à l’équipe administrative

• Participer au processus d’accueil et de départ des employés, en collaboration avec les RH et les équipes Technologie et Gestion des installations.
• Agir à titre de personne-ressource auprès du personnel en visite. Préinscrire tous les invités, y compris les employés d’autres bureaux. Offrir un soutien local, notamment en préparant des cartes d’accès, des places de travail, des salles pour réservation, etc.
• Remplacer les autres adjoints administratifs pendant les heures de dîner, les pauses, les fins de journée, les congés de maladie et les autres absences, et partager les responsabilités de l’équipe administrative afin de soutenir l’équipe du secteur et les activités des Services bancaires aux grandes entreprises et d’investissement.

Comprendre et respecter les politiques mises en œuvre par l’équipe des Services bancaires et marchés mondiaux. Encadrer l’équipe des Services bancaires aux grandes entreprises et d’investissement et s’assurer qu’elle dispose du soutien nécessaire pour démontrer qu’elle respecte les politiques et les procédures.

• Participer activement au déroulement efficace des activités de son secteur, tout en veillant à la convenance, au respect et à l’efficacité des contrôles opérationnels d’usage et à la satisfaction des obligations relatives au risque opérationnel, d’inconduite, de LCBA/LCFT et à la conformité réglementaire.

Avez-vous les compétences requises pour réussir à ce poste?
Nous serions heureux de travailler avec vous si vous remplissez les exigences suivantes :

• Au moins un diplôme d’études secondaires
• Au moins trois à cinq ans d’expérience dans un poste administratif similaire exigeant une grande polyvalence, de préférence dans le secteur des services financiers
• Expérience en soutien auprès d’une équipe de la haute direction, un atoutMaîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
• Solides habiletés techniques et connaissance de MS Office 2010 (p. ex. Word, Excel et PowerPoint)
• Excellent sens de la coordination, de l’organisation, de la gestion du temps et de l’établissement des priorités
• Souci du détail, ingéniosité et diligence à l’égard des suivis
• Capacité à communiquer de façon claire, précise et succincte, tant à l’oral qu’à l’écrit, et capacité à communiquer avec des personnes de tous les échelons de l’entreprise
• Souplesse, grande tolérance au changement et capacité à apprendre rapidement
• Habileté à manier de l’information sensible et à rester calme malgré la pression des échéanciers serrés
• Désir d’être proactif et de créer une expérience positive pour les autres

Remarque :

• Assurer le soutien d’environ 10 à 20 personnes, y compris les chefs de secteur et/ou de pupitre
• Offrir un soutien essentiel aux cadres supérieurs des Services bancaires et marchés mondiaux de la Banque Scotia au Canada (hauts dirigeants de divisions autres que SBMM)
• Assurer la liaison avec les RH et les équipes Technologie, Gestion des installations et Finance afin de favoriser un flux de travail approprié pour soutenir l’équipe
• Collaborer avec les adjoints américains et canadiens pour faciliter les déplacements du personnel entre les bureaux

Location(s): Canada : Quebec : Montreal || Canada : Quebec : Montreal-est || Canada : Quebec : Montreal-nord || Canada : Quebec : Montreal-ouest

Scotiabank is a leading bank in the Americas. Guided by our purpose: "for every future", we help our customers, their families and their communities achieve success through a broad range of advice, products and services, including personal and commercial banking, wealth management and private banking, corporate and investment banking, and capital markets.

At Scotiabank, we value the unique skills and experiences each individual brings to the Bank, and are committed to creating and maintaining an inclusive and accessible environment for everyone. If you require accommodation (including, but not limited to, an accessible interview site, alternate format documents, ASL Interpreter, or Assistive Technology) during the recruitment and selection process, please let our Recruitment team know. Candidates must apply directly online to be considered for this role. We thank all applicants for their interest in a career at Scotiabank; however, only those candidates who are selected for an interview will be contacted.