New Job Agent(E) De Bureau In Quebec

Le travail consiste à effectuer, dans un ou plusieurs domaines tels que budget, personnel, service au comptoir, dossiers et autres activités de support administratif et opérationnel, diverses tâches relatives au travail général de bureau. Le travail s’accomplit sous surveillance générale, suivant des instructions et des directives généralement complètes et selon des méthodes, techniques et procédés généralement bien établis ou connus du titulaire; le travail est contrôlé irrégulièrement et les problèmes inhabituels ou complexes sont soumis au supérieur.

Heures de travail : 35 heures/semaine

1. Tient des échéanciers, registres, index, fichiers, organigrammes administratifs, etc., dresse des tableaux, listes, etc.; assure le suivi des échéances de factures, de comptes, de rapports et autres documents relativement à des activités et exerce, par ces moyens, des contrôles d’ordre administratif et opérationnel.

2. Ouvre, monte et maintient à jour des dossiers; coordonne leur cheminement et s’assure que les dossiers devant être traités contiennent les pièces et renseignements requis.

3. Code et indexe, à l’aide de systèmes préétablis, des documents et autres données; établit, au besoin, des renvois permettant de retracer des informations

4. Obtient de la documentation relative à des activités; exerce un contrôle sur la circulation de ladite documentation.

5. Effectue de la compilation et de la transcription des données sur divers sujets requérant de l’ajustement, de la mise à jour, du regroupement, de la sélection et du tri, le choix de la présentation, etc.

6. Complète, vérifie ou certifie divers formulaires, bons de livraison, factures, réquisitions, feuilles de temps, lots de fiches, billets d’outillage, rapports d’accidents, cahiers d’examens, billets de contravention, avis et bordereaux, relevé d’assiduité; mise à jour des biens mobilier etc. et s’assure de leur conformité avec les pièces justificatives, les règlements ou les directives.

7. Confectionne, à l’aide des données établies, des preuves de créances, des états d’ajustements, des avis, etc.

8. Émet certains permis, cartes d’ouvrage, reçus, etc. et donne effet à des certificats et autres documents de même nature après en avoir vérifié la conformité avec les exigences requises.

9. Communique par téléphone ou au comptoir avec le public, les services municipaux et certains organismes, relativement à des informations reliées à ses activités; assiste les contribuables et autres requérants dans leurs démarches; transmet des avis, enregistre des requêtes, renseigne sur les procédés administratifs, les règlements municipaux les étapes à suivre, etc.

10. Effectue et/ou vérifie, à l’aide de données établies et précises, des calculs de facturation, de coût estimatifs et progressifs de travaux, de frais de main-d’œuvre et de matériel, de prix de revient, d’intérêt, etc., balance divers comptes et factures.

11. Rédige et vérifie de la correspondance et des rapports d’ordre courant pertinents à ses activités.

12. Effectue ou oriente la recherche de renseignements précis à diverses sources afin de fournir les informations nécessaires ou de compléter des dossiers.

13. Compulse de la documentation, la résume, en extrait des données et en dégage des conclusions quant à la distribution, à l’utilisation future, aux corrections et annotations à apporter.

14. Perçoit et encaisse, au besoin, certaines sommes d’argent lors de l’émission de permis ou de certificats, de la vente de différents documents, etc…, effectue les travaux relatifs à la tenue d’une petite caisse.

15. Corrige des parties objectives d’examens de qualification à l’aide de clés de correction et autres directives appropriées; surveille la tenue d’examens, fournit aux candidats les renseignements appropriés.

16. Effectue divers travaux relatifs à la tenue d’un inventaire du matériel et des fournitures de bureau; tient compte des besoins des utilisateurs, prépare les demandes d’approvisionnement et voit, lorsque requis à leur distribution.

17. Effectue les activités de son ressort en opérant au besoin divers équipements de bureau tels que machine à écrire, terminal, téléscripteur, micro-ordinateur, radio-téléphone, calculatrice etc.

18. Guide et oriente quelques employés affectés à des tâches connexes et vérifie la qualité du travail.

19. Utilise, au besoin, différents appareils de bureautique pour accomplir certaines tâches rattachées à l’emploi, tout en ayant recours à la programmation appropriée.

20. Effectue tout autre travail connexe.

LATITUDE D'ACTION

Le travail s'accomplit sous surveillance générale suivant des lignes de conduite et des objectifs établis. Le travail est évalué selon les résultats obtenus.

Scolarité :
Diplôme d’études secondaires, programme d’études et secteurs appropriés.

Expérience:
Détenir 1 an d’expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi.

Autre :
Bilinguisme, parlé et écrit.

Excel, Word, Office, etc.

Dactylographie (pour les postes la requérant)

Bonnes connaissances de l’arithmétique et des méthodes de classement et tenue de registres

N.B. Vous pourriez être appelé à passer un examen de compétence.
_____________________________________________________________

Remarque
Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte. La Ville de Côte Saint-Luc vous remercie de votre intérêt. Toutefois, la priorité sera accordée aux candidats qui répondent le mieux au profil général.

Égalité des chances en matière d'emploi
La Ville de Côte Saint-Luc a mis en place un programme d'égalité d'accès à l'emploi et, à ce titre, elle s'engage à soutenir des pratiques de diversité inclusives. Nous acceptons les candidatures des femmes, des minorités visibles et ethniques, des Autochtones et des personnes handicapées.
Si vous êtes invité(e) à participer à un processus d'évaluation, veuillez nous informer de tout handicap qui nécessiterait des aménagements particuliers. Soyez assuré(e) que nous traiterons cette information de façon confidentielle.

Prenez note la Ville est un organisme reconnu en vertu de la Charte de la langue française et peut utiliser à la fois la langue officielle et une autre langue.