New Job Préposé, Administration (Soutien Aux Opérations) 1 In Ontario
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| Préposé, Administration (soutien aux opérations) 1 |
Préposé, Administration (soutien aux opérations) 1
Company : Canada Post - Postes Canada
Salary : Details not provided
Location : Ontario
Full Description
Numéro de la demande d’emploi : 167235
Fonction administrative : Opérations d’établissement
Ville principale : Toronto
Emplacement(s) supplémentaire(s) :
Province : Ont. - GrandToronto
Type d’emploi : Temps plein
Statut d’emploi : Permanent
Exigences linguistiques : Anglais essentiel
Classification et niveau d’employé : UPCEA02
Nombre de postes vacants : 1
Date de clôture (AAAA/MM/JJ) : 2023/01/27
Tous les candidats qualifiés seront pris en considération, mais la préférence sera accordée aux Autochtones (issue des Premières Nations, Métis ou Inuits) ou aux personnes en situation de handicap. Il s’agit d’une mesure spéciale dans le cadre de l’initiative d’équité en matière d’emploi, et les candidats de ces groupes qui souhaitent être admissibles à un traitement préférentiel doivent se désigner comme tels.
Description de l'emploi
Le ou la titulaire fournit un soutien et des services administratifs à la fonction. Pour ce faire, il ou elle contrôle le budget, commande des fournitures, prépare divers rapports et de la correspondance, s’assure que tout l’équipement général fonctionne, répond aux demandes de renseignements des employés, des visiteurs et des personnes qui téléphonent. Le poste exige une bonne connaissance de la fonction qu’il sert ainsi que des politiques, procédures et systèmes pertinents de la Société.
Responsabilités professionnelles
Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste Préposé, Administration (soutien aux opérations)
Avoir une connaissance pratique des divers systèmes de la Société pilotés par menus ainsi que des divers progiciels de la Société. Être capable de rédiger des lettres et des rapports, de créer des tableaux et des graphiques ainsi que de la documentation pour exposés.
Effectuer le filtrage des visiteurs et des appels téléphoniques. Déterminer la nature et le motif des appels, répondre aux demandes de renseignements d’ordre général et effectuer les renvois aux personnes concernées. Prendre les messages, au besoin.
Commander des articles par l’entremise du cyberapprovisionnement. Communiquer avec divers groupes fonctionnels en ce qui concerne les contrats nationaux et les ententes conclues avec les fournisseurs. Vérifier les factures soumises par les fournisseurs en fonction des services rendus, corriger les erreurs et assurer le paiement rapide de toutes les factures des fournisseurs externes. Cette responsabilité inclut la confirmation de la réception, la confirmation du paiement et la distribution des articles aux employés.
Communiquer avec les fournisseurs externes pour l’entretien du photocopieur, du télécopieur et de tout l’équipement général utilisé par le groupe de travail. Signaler les problèmes et veiller à ce que l’équipement soit réparé dans les meilleurs délais. Le ou la titulaire a le pouvoir de signer les documents attestant l’exécution des travaux.
Fournir une aide administrative dans la préparation des plans d’urgence à appliquer en cas d’arrêt de travail légal ou illégal.
Compiler et traiter l’information disponible selon des lignes directrices préétablies. Préparer et distribuer des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels. Préparer des tableaux et des graphiques. Tenir à jour les données de diverses listes et veiller à leur exactitude, selon les besoins.
Assurer l’exactitude des dossiers, rassembler, analyser et compiler des renseignements, des statistiques et des rapports, établir un système de renvois pour tous les documents afin d’assurer l’exactitude et l’intégrité des données. Vérifier divers rapports, déceler les anomalies et veiller à ce que des mesures correctives soient prises.
Responsabilités professionnelles (suite)
- Traiter les griefs des divers groupes de négociation. Pour ce faire, distribuer des copies, tenir un registre, saisir les données dans un système informatisé, recueillir et compiler des renseignements et dactylographier les réponses aux griefs, s’il y a lieu.
Accueillir et traiter les demandes formulées par les sections et les employés en personne, au téléphone, par voie de note de service, par télécopieur ou messager. Les diriger vers les ressources appropriées ou traiter les demandes directement.
Trier tout le courrier de départ et d’arrivée et distribuer ce dernier aux destinataires promptement et efficacement.
Exécuter d’autres tâches connexes, au besoin.
Critères d’admissibilité
Formation
- Détenir un diplôme d’études secondaires selon les normes provinciales, ou un équivalent (formation générale) est exigé.
Expérience
- Aucune expérience de travail n’est exigé.
Autres exigences
- Sans objet
Autres informations
Poste critique pour la sécurité
Ce poste peut être considéré comme un poste critique pour la sécurité.
Équité en matière d’emploi
Postes Canada représentera la diversité du pays en plus d’offrir un milieu de travail sécuritaire et accueillant qui valorise et célèbre nos différences. Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi et invitons les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature.
Un handicap est défini comme étant un problème physique, un problème sensoriel ou un problème de santé mentale permanent ou épisodique ou une limitation fonctionnelle. Il comprend les problèmes de santé visibles et non visibles ou des limitations qui peuvent affecter la vue, l’ouïe, la mobilité, la flexibilité, la dextérité, la douleur, l’apprentissage, le développement, l’état mental ou psychologique, et la mémoire.
Conflits d’intérêts
La Politique sur les conflits d’intérêts interdit aux employés d’embaucher, de superviser ou d’avoir pour supérieur, directement ou indirectement selon l’échelle hiérarchique, des membres de leur famille immédiate ou toute personne de leur entourage proche. Si vous pensez que vous pourriez être en situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel, vous devez communiquer avec le représentant désigné des Ressources humaines.
Mesures d’adaptation
Postes Canada s’engage à offrir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le procédé d’embauche. Si Postes Canada communique avec vous à propos d’une possibilité d’emploi, veuillez nous informer si, en raison des restrictions, vous avez besoin de mesures d’adaptation. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.
Message important
Votre candidature doit démontrer clairement la façon dont vous satisfaites aux exigences, puisque Postes Canada ne peut pas faire de suppositions quant à votre niveau d’études et à votre expérience. Nous remercions toutes les personnes ayant posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature a été retenue.
Nos comportements propres au leadership et valeurs de la Société :
Prise de décisions – Champion de l’organisation qui prend des risques calculés et des décisions prudentes et logiques au sujet de questions actuelles, des occasions futures et des exigences en matière de ressources en temps opportun et de façon réfléchie, qui cadrent avec les intérêts supérieurs de la Société.
Responsabilisation – Personne qui vise l’excellence en matière de rendement, qui assume les décisions et les mesures prises et tient les subalternes directs responsables, mais qui tire aussi des leçons de ses erreurs lorsque les résultats prévus ne sont pas atteints.
Orientation commerciale – Personne proactive qui comprend la nature concurrentielle des activités de l’entreprise et qui s’engage à assurer la viabilité de l’entreprise grâce à un excellent service à la clientèle et à de nouvelles occasions d’affaires.
Exécution – Personne motivée et ayant des objectifs qui agit avec un sentiment d’urgence et atteint ses objectifs à temps et selon le budget, en gérant efficacement les défis et les situations ambiguës.
Direction des personnes – Excellent communicateur et chef qui incite l’engagement des autres, les motive et les inspire dans le but d’atteindre les résultats et qui encourage l’épanouissement personnel et la recherche de meilleures façons de faire les choses.
Nos valeurs
Nous sommes conscients que la diversité fait partie intégrante de ce que nous sommes en tant qu’entreprise, de la façon dont nous exerçons nos activités et de notre vision de l’avenir. Nous sommes convaincus qu’attirer, perfectionner et maintenir en poste une main-d’œuvre qui reflète la diversité du Canada est essentiel à notre succès parce qu’il s’agit d’une priorité pour toutes les collectivités et les clients que nous desservons.
Les valeurs de Postes Canada reflètent les principes, les croyances et les aspirations qui guident notre comportement et façonnent notre culture.
Sécurité – Nous nous engageons à assurer un environnement sain et sécuritaire pour toutes les parties intéressées.
Clients – Nous servons les Canadiens avec fierté et passion.
Respect – Nous nous traitons mutuellement avec équité et respect.
Intégrité – Nous agissons de manière responsable et avec intégrité.
Transformation – Nous innovons et nous nous transformons pour connaître du succès sur le marché.