New job Coordinator, Mission Services in Prince Edward Island

Coordinator, Mission Services

Reports to: Manager, Athlete Services *

Location: Charlottetown, PE

Contract Term: October 2021 - March 13, 2023

Overview

The Prince Edward Island 2023 Canada Games Host Society is looking to fill the position of Coordinator, Mission Services.

From February 18 – March 5, 2023, the eyes of the nation will be on Prince Edward Island as we host the 2023 Canada Winter Games. Featuring over 150 events in 20 sports and a major cultural festival, the 2023 Canada Games will welcome over 3,600 athletes, managers and coaches, as we celebrate and inspire the best of the next generation of Canadian athletes. The 29th edition of the Games will be the largest multi-sport and cultural event for youth in Canada and the largest event to be hosted in Prince Edward Island’s history.

Together, we’ll spark greatness and celebrate the power of sport and share the warmth, community, and spirit of Prince Edward Island with every corner of the country. From athletes and coaches to volunteers and fans, the 2023 Games will make every Canadian an Islander.

General Job Description

As a key member of the PEI 2023 Canada Winter Games team, the Coordinator, Mission Services is responsible to assist the Manager, Athlete Services to provide timely and accurate information from all areas of the Host Society to each of the 13 Provinces and Territories (P/Ts) in the Games, and to communicate questions and concerns from the P/Ts to the rest of the organization. The Coordinator will lead two Chefs de Mission Conferences, as well as regular Chefs de Mission Calls, and planning for the Mission Secretariat at Games-time.

The Coordinator will also work closely with the volunteer Chair, Mission Services, and Games-time support volunteers to safely plan and service all Chefs de Mission and their Mission Staffs, in their offices, around the Athletes Village, and throughout the Games footprint. They will be the key staff person for all of the P/T delegations in the planning, delivery, and execution of their Games-time work.

The Coordinator will also oversee the non-competitor accommodations functional area. This area ensures all Games Family have accommodations for their stay on Prince Edward Island. The Coordinator will use project management skills to manage relationships and contracts with hotels.

Key Responsibilities

• Consult with the staff and volunteer committees of the Host Society to develop and implement comprehensive plans

• Work directly with Chefs de Mission and Mission staff of each province and territory to ensure the needs of all athletes, coaches and managers are met

• Be the liaison between the provincial/territorial Mission staff and the Host Society

• Assist with organizing Chefs De Mission Conferences, daily Chefs meeting during Games, pre-Games visits by team representatives, and conference calls

• Work closely with interdependent areas to ensure the Mission Centre is properly equipped and serviced during Games-time

• Support the Mission Services Committee and Mission Services Chair throughout pre-Games planning

• Identify all volunteer positions falling within the Mission Services and Non-Competitor Accommodations functions

• Train, orient and guide Games-time volunteers including Mission Secretariat and Non-Competitor Accommodations hospitality representatives

• Coordinate Games Time management and operation requirements of the Mission Centre

• Coordinate and develop rate card for missions, Council, governments, etc.

• Assist with delivering an Accommodation Plan (non-competitors) that identifies the services and needs of the following groups:

• Major Technical Officials

• Canada Games Council

• Canada Games Family

• Mission Staff

• Sponsored Medical Personnel

• VIPs & VVIPs

• Media and Broadcasters

• Sponsors' representatives

• Observer program attendees

• Guests and spectators

• The Accommodation Plan will include the following non-exclusive activities and tasks:

• Provision of accommodation services

• Coordination or provision of a booking service

• Methods for room securing / room requirements

• Liaison with the hotel sector

• Proposed method for room management / coordination

• Making arrangements for host hotels

• Provision of Informational Services Help-line

• Working closely with Transportation Services for motor pool and shuttle arrangements

• Liaison with, and support of, local Tourist Information Areas

• Executing all responsibilities in a manner which is consistent with the Mission, Vision, and Values of the PEI 2023 Canada Winter Games

• Other duties as reasonably required. Due to the nature of Games Time, employees may be requested to assist in areas outside of their formal job description

Qualifications

• Undergraduate degree/diploma in tourism, hospitality, business, event management, sport management, or a related field of study

• Two (2) or more years of related work experience, or a combined equivalent of education and work experience

• Experience with Google’s G Suite programs (e.g. Gmail, Docs, Slides, Calendar, etc.) is an asset

• Strong skills in analyzing, organizing, and communication (oral and written)

• Demonstrated ability to set priorities and manage multiple projects

• Strong ability to meet tight deadlines and work well under pressure

• Desire to work in a fast-paced, team environment where duties and reporting levels are shared

• Ability to work collaboratively with a focus on attention to detail and communication of expectations

• Energetic self-starter; takes initiative and can work with minimum direction and supervision

• Knowledge and experience working in a not-for-profit, events, sports, or multi-sport Games environment is an asset

• Demonstrated ability to work in a highly dynamic and deeply collaborative environment, moving seamlessly between many simultaneous and concurrent tasks, operations, and requests

• Strong team orientation and management style, i.e., a ‘collaboration gene’

• A creative, innovative bent, with an innate ability to see the glass as perpetually half-full, always looking for the opportunity behind the challenge.

Other

• Bilingualism (English and French) is required for this position

• Flexibility to work some evenings, weekends, and holidays

• Must be legally entitled to work in Canada

• Valid PEI drivers license

• May be subject to a criminal record check and/or other background checks

• Working conditions: sitting, using a computer, and repetitive motions over extended periods of time.

• Applicants must be, or scheduled to be, fully vaccinated against Covid19 prior to start date

Working Conditions

• Full Time: 40 - 48 hours per work week. Additional hours, or time outside of the normal work hours, may be required in order to meet operational requirements of the 2023 Canada Winter Games.

Closing Date: Friday, October 4th, 2021.

Important Note:

The Host Society reserves the right to change, amend or disuse this job description at any time. This document is intended to provide an overview of the required responsibilities and qualifications.

Applying for this Position

The 2023 Canada Winter Games Host Society is committed to building a skilled, diverse team reflective of Canadian society. As a result, we promote employment equity and encourage applications from women, Indigenous peoples, persons with a disability, or members of a visible minority group and regardless of sexual identity, gender identification, or gender expression.

We thank all who apply, however, only those selected to proceed in the recruitment process will be contacted. For more information about the Prince Edward Island 2023 Canada Winter Games, please refer to our website:

https://www.2023canadagames.ca/

Coordonnateur, Services à la mission

Supérieur hiérarchique : Gestionnaire, Services aux athlètes

Lieu de travail : Charlottetown, Î.-P.-É.

Durée du contrat : Octobre 2021 au 13 mars 2023

Note : Le genre masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte

Aperçu :

La Société hôtesse des Jeux du Canada de l'Île-du-Prince-Édouard 2023 cherche à combler le poste de coordonnateur, Services à la mission.

Du 18 février au 5 mars 2023, les yeux de la nation seront rivés sur l’Île-du-Prince-Édouard au moment où nous accueillons les Jeux d’hiver du Canada 2023. Mettant en vedette plus de 150 événements dans 20 sports et un festival culturel d’envergure, les Jeux du Canada 2023 accueilleront plus de 3 600 athlètes, gestionnaires et entraîneurs, alors que nous célébrons et inspirons la prochaine génération d’athlètes canadiens à donner leur meilleur. La 29e édition des Jeux du Canada sera le plus grand événement multisports et culturel pour les jeunes au Canada et le plus grand événement jamais organisé à l’Île-du-Prince-Édouard.

Ensemble, voyons grand, célébrons le pouvoir du sport et partageons la chaleur, la communauté et l'esprit de notre Île avec tous les Canadiens et les Canadiennes. Des athlètes aux entraîneurs, en passant par les bénévoles et les partisans, les Jeux de 2023 feront de tous des Insulaires.

Description générale du poste

En tant que membre clé de l’équipe des Jeux d’hiver du Canada de l’Île-du-Prince-Édouard 2023, le coordonnateur des services à la mission est chargé d’aider le gestionnaire, Services aux athlètes, à fournir des renseignements opportuns et exacts provenant des différents secteurs de la Société hôtesse à chacune des équipes des 13 provinces et territoires (P/T) qui participent aux Jeux. De plus, il doit communiquer les questions et les préoccupations des provinces et territoires au reste de l’organisation. Le coordonnateur dirigera deux conférences pour les chefs de mission, ainsi que des appels réguliers aux chefs de mission, et la planification pour le secrétariat de la mission à l’heure des Jeux.

Le coordonnateur travaillera également en étroite collaboration avec le président des bénévoles, les services de mission et les bénévoles de soutien en temps de Jeux pour planifier et servir en toute sécurité tous les chefs de mission et le personnel de mission, dans leurs bureaux, autour du village des athlètes et tout au long de l’empreinte des Jeux. Il sera le membre clé du personnel de toutes les délégations P/T dans la planification, la prestation et l’exécution de leur travail pendant les Jeux.

Le coordonnateur supervisera également le secteur fonctionnel de l’hébergement pour les non-compétiteurs. Ce secteur permet aux familles des Jeux d’obtenir de l’hébergement pendant leur séjour à l’Île-du-Prince-Édouard. Le coordonnateur utilisera ses compétences en gestion de projet pour gérer les relations et les contrats avec les hôtels.

Principales responsabilités

• Consulter le personnel et les comités de bénévoles de la Société hôtesse afin d’élaborer et de mettre en œuvre des plans exhaustifs.

• Travailler directement avec les chefs de mission et le personnel de mission de chaque province et territoire pour veiller à satisfaire les besoins de tous les athlètes, entraîneurs et gestionnaires.

• Assurer la liaison entre le personnel de mission des provinces et territoires et la Société hôtesse.

• Aider à organiser les conférences pour les chefs de mission, les réunions quotidiennes des chefs pendant les Jeux, les visites des représentants de l’équipe avant les Jeux et les conférences téléphoniques.

• Travailler en étroite collaboration avec les secteurs interdépendants pour veiller à ce que le centre de mission soit bien équipé et qu’il soit entretenu pendant les Jeux.

• Appuyer le Comité des services à la mission et le président des Services à la mission tout au long de la planification avant les Jeux.

• Cerner tous les postes de bénévoles requis pour pouvoir bien mener les fonctions des services de la mission et de l’hébergement des non-compétiteurs.

• Offrir de la formation, de l’orientation et de la direction aux bénévoles qui participent pendant des Jeux, y compris le Secrétariat de la mission et les représentants de l’accueil de l’hébergement des non-compétiteurs.

• Coordonner les exigences de gestion et d’exploitation du Centre de mission lors des Jeux.

• Coordonner et élaborer une carte de taux pour les missions, le Conseil, les gouvernements, etc.

• Aider à la prestation d’un plan d’hébergement (pour les non-compétiteurs) qui cerne les services et les besoins des groupes suivants :

• Officiels techniques principaux

• Conseil des Jeux du Canada

• Famille des Jeux du Canada

• Personnel de la mission

• Personnel médical parrainé

• Dignitaires et très hautes personnalités

• Médias et radiodiffuseurs

• Représentants des commanditaires

• Participants au programme d’observation

• Invités et spectateurs

• Le plan d’hébergement comprendra les activités et tâches non exclusives suivantes :

• Prestation de services d’hébergement

• Coordination ou prestation d’un service de réservation

• Systèmes de réservation d’une chambre ou d’établissement des exigences d’une chambre

• Liaison avec le secteur hôtelier

• Proposition d’un système de gestion et de coordination des chambres

• Prendre des dispositions pour les hôtels hôtes

• Prestation d’une ligne d’assistance de services d’information

• Travailler en étroite collaboration avec les Services de transport pour les dispositions d’un parc automobile et d’une navette

• Liaison avec le secteur des informations touristiques locales et appui au secteur

• S’acquitter de toutes ses responsabilités d’une manière conforme à la mission, à la vision et aux valeurs des Jeux d’hiver du Canada de l’Île-du-Prince-Édouard 2023.

• Accomplir d’autres tâches au besoin. En raison de la nature de la période des Jeux, les membres du personnel devront peut-être aider au-delà de leur description de poste officielle.

Qualifications requises

• Diplôme collégial ou universitaire de premier cycle en restauration, en tourisme, en hôtellerie, en administration des affaires, des événements ou des sports, ou dans un domaine connexe.

• Deux (2) années ou plus d’expérience de travail connexe, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience professionnelle pertinentes.

• Expérience avec les programmes G Suite de Google (par exemple, Gmail, Docs, Diapositives, Calendrier, etc.) est un atout.

• Solides compétences en analyse, en organisation et en communication (orale et écrite).

• Capacité démontrée d’établir des priorités et de gérer plusieurs projets.

• Forte aptitude à respecter de courtes échéances et à travailler efficacement sous pression.

• Désir de travailler dans un environnement d'équipe au rythme rapide, où les tâches et les niveaux hiérarchiques sont partagés.

• Capacité de travailler en collaboration en mettant l’accent sur le souci du détail et la communication des attentes.

• Personne énergique et autonome, qui prend l’initiative et peut travailler avec un minimum de directives et de supervision.

• Connaissances et expérience de travail au sein d’organismes à but non lucratif, d’agences événementielles, d’organismes sportifs ou d’organisations de jeux multisports sont des atouts.

• Capacité avérée à travailler dans un environnement hautement dynamique et collaboratif, en jonglant avec différentes tâches, activités et demandes simultanées et concurrentes.

• Style de gestion et esprit d’équipe à la fois flexibles et solides, soit avoir un « gène de collaboration » sophistiqué.

• Esprit créatif; fait preuve d’idées novatrices et d’optimisme, toujours à la recherche de possibilités devant les difficultés.

Autres

• Le bilinguisme (français et anglais) est requis pour le présent poste.

• Flexibilité à travailler certains soirs, fins de semaine et jours fériés.

• Doit être légalement autorisé à travailler au Canada.

• Permis de conduire valide de l’Île-du-Prince-Édouard.

• Peut faire l’objet d’une vérification du casier judiciaire ou d’autres vérifications des antécédents.

• Conditions de travail : assis, travail à l’ordinateur et mouvements répétitifs sur de longues périodes.

• Les candidats doivent être pleinement vaccinés contre la COVID-19 avant la date de début de l’emploi ou avoir un rendez-vous pour recevoir leur deuxième vaccin.

Conditions de travail

• Temps plein: 40 à 48 heures par semaine de travail. Des heures supplémentaires ou du temps en dehors des heures normales de travail peuvent être requis afin de répondre aux exigences opérationnelles des Jeux d'hiver du Canada 2023.

Date limite pour postuler : Le vendredi 4e octobre 2021.

Remarque importante :

La Société hôtesse se réserve le droit de changer, de modifier ou de ne plus utiliser la présente description de poste en tout temps. Le présent document vise à donner un aperçu des responsabilités et des qualifications requises.

Poser une candidature à ce poste

La Société hôtesse des Jeux d'hiver du Canada 2023 entend former une équipe compétente et diversifiée, à l’image de la société canadienne. Par conséquent, nous souscrivons au principe d’équité en matière d'emploi et nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature, peu importe leur identité sexuelle ou leur identité ou expression de genre.

Nous remercions toutes les personnes présentant leur candidature, toutefois nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront retenues. Pour plus d'informations sur les Jeux d'hiver du Canada 2023 à l'Île-du-Prince-Édouard, veuillez consulter notre site web :

https://www.2023canadagames.ca

Contract length: 18 months

Application deadline: 2021-10-04

Expected start date: 2021-10-18

Job Types: Full-time, Contract

Salary: $45,000.00-$47,000.00 per year

Benefits:

• Dental care
• Extended health care
• Life insurance
• Vision care

Schedule:

• 8 hour shift

Work remotely:

• No