New job Coordinator, Medical Services in Prince Edward Island

Coordinator, Medical Services

Reporting to: Manager, Athlete Services

Location: Charlottetown, PE

Contract Term: October 2021 - March 13, 2023

Overview

The Prince Edward Island 2023 Canada Games Host Society is looking to fill the position of Coordinator, Medical Services.

From February 18 – March 5, 2023, the eyes of the nation will be on Prince Edward Island as we host the 2023 Canada Winter Games. Featuring over 150 events in 20 sports and a major cultural festival, the 2023 Canada Games will welcome over 3,600 athletes, managers and coaches, as we celebrate and inspire the best of the next generation of Canadian athletes. The 29th edition of the Games will be the largest multi-sport and cultural event for youth in Canada and the largest event to be hosted in Prince Edward Island’s history.

Together, we’ll spark greatness and celebrate the power of sport and share the warmth, community, and spirit of Prince Edward Island with every corner of the country. From athletes and coaches to volunteers and fans, the 2023 Games will make every Canadian an Islander.

General Job Description

As a key member of the PEI 2023 Canada Winter Games, the Coordinator, Medical Services is responsible for ensuring all participants are comfortable and cared for by qualified medical personnel throughout the duration of the Games.

Key Responsibilities

This role will be responsible for, but not limited to:

• Coordinating the setup and operations of Games Polyclinic and designated medical areas at sport and non-sport venues

• Coordinating the setup and operation of the medical information recording system, as well as volunteer training of the system

• Ensuring proper procurement and inventory control of medical supplies and equipment before, during, and after the Games

• Ensuring proper policies and procedures are created and implemented in coordination with the Medical Chair, Chief Medical Officer and Medical Committee during the Games

• Attending and participating in all Medical Committee meetings

• Ensuring contract compliance with all medical suppliers, contractors and provincial/national government partners

• Liaising with Health PEI on the development of plans and procedures for the following:

• Emergency action plan for potential communicable disease outbreak;

• Identify opportunities for public health messaging/campaigns and assist with execution;

• Establish health insurance protocols and communication plan to all users;

• Liaising with Chef de Missions to coordinate medical information and health insurance from all athletes and participants

• Liaising with the Canadian Centre for Ethics in Sport (CCES) to ensure compliance with anti-doping standards

• Coordinating the recruitment, selection (credential verification), training and scheduling of all medical volunteers (200+)

• Liaising with the Canada Games Council for the selection of the nationally sponsored medical professionals; Coordinate all transportation, accommodations, scheduling and training of the sponsored medical professionals

• Being a fully engaged team member with a goal of positive and healthy relationships in the workplace

• Executing all responsibilities in a manner which is consistent with the Mission, Vision, and Values of the PEI 2023 Canada Winter Games

• Other duties as reasonably required. Due to the nature of our organization, and especially during the time leading up to, and during the actual Games, all staff will be required to act in capacities beyond their formal job description. These will always be reasonable, however, the expectation is that staff will step up in ways that may not normally be expected of them.

Qualifications

• An undergraduate degree or diploma in sport and recreation management, health and physical education, kinesiology and sport studies, public health, medicine, nursing, athletic therapy or other related sport and/or medical fields

• Two (2) or more years of experience in sports administration, health care coordination, or other related experience, or a combination or relevant education and work experience

• Understanding of the health care system/processes in PEI

• Experience coordinating and leading teams/volunteers an asset

• Experience with Google’s G Suite programs (e.g. Gmail, Docs, Slides, Calendar, etc.) is an asset

• Strong skills in analyzing, organizing, and communication (oral and written)

• Demonstrated ability to set priorities and manage multiple projects

• Strong ability to meet tight deadlines and work well under pressure

• Desire to work in a fast-paced, team environment where duties and reporting levels are shared

• Ability to work collaboratively with a focus on attention to detail and communication of expectations

• Energetic self-starter; takes initiative and can work with minimum direction and supervision

• Knowledge and experience working in a not-for-profit, events, sports, or multi-sport Games environment is an asset

• Demonstrated ability to work in a highly dynamic and deeply collaborative environment, moving seamlessly between many simultaneous and concurrent tasks, operations, and requests

• Flexible and strong team orientation and management style, i.e., a highly developed ‘collaboration gene’

• A creative, innovative bent, with an innate ability to see the glass as perpetually half-full, always looking for the opportunity behind the challenge

Other

• Bilingualism (English and French) is an asset

• Flexibility to work some evenings, weekends and holidays

• Must be legally entitled to work in Canada

• May be subject to a criminal record check and/or other background checks

• Certified Standard/Emergency First Aid

• Valid PEI drivers license

• Working conditions: sitting, using a computer, and repetitive motions over extended periods of time

• Applicants must be, or scheduled to be, fully vaccinated against Covid19 prior to start date

Working Conditions:

• Full Time: 40 - 48 hours per work week.

• Additional hours, or time outside of the normal work hours, may be required in order to meet operational requirements of the 2023 Canada Winter Games.

Closing Date: Friday, October 4th, 2021.

Important Note: *
The Host Society reserves the right to change, amend or disuse this job description at any time. This document is intended to provide an overview of the required responsibilities and qualifications.

Applying for this Position

The 2023 Canada Winter Games Host Society is committed to building a skilled, diverse team reflective of Canadian society. As a result, we promote employment equity and encourage applications from women, Indigenous peoples, persons with a disability, or members of a visible minority group and regardless of sexual identity, gender identification, or gender expression.

We thank all who apply, however, only those selected to proceed in the recruitment process will be contacted. For more information about the Prince Edward Island 2023 Canada Winter Games, please refer to our website:

https://www.2023canadagames.ca/

Coordonnateur, Services médicaux

Supérieur hiérarchique : Gestionnaire, Services aux athlètes

Lieu de travail : Charlottetown, Î.-P.-É.

Durée du contrat : Octobre 2021 au 13 mars 2023

Note : Le genre masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte

Aperçu :

La Société hôtesse des Jeux du Canada de l'Île-du-Prince-Édouard 2023 cherche à combler le poste de coordonnateur, Services médicaux.

Du 18 février au 5 mars 2023, les yeux de la nation seront rivés sur l’Île-du-Prince-Édouard au moment où nous accueillons les Jeux d’hiver du Canada 2023. Mettant en vedette plus de 150 événements dans 20 sports et un festival culturel d’envergure, les Jeux du Canada 2023 accueilleront plus de 3 600 athlètes, gestionnaires et entraîneurs, alors que nous célébrons et inspirons la prochaine génération d’athlètes canadiens à donner leur meilleur. La 29e édition des Jeux du Canada sera le plus grand événement multisports et culturel pour les jeunes au Canada et le plus grand événement jamais organisé à l’Île-du-Prince-Édouard.

Ensemble, voyons grand, célébrons le pouvoir du sport et partageons la chaleur, la communauté et l'esprit de notre Île avec tous les Canadiens et les Canadiennes. Des athlètes aux entraîneurs, en passant par les bénévoles et les partisans, les Jeux de 2023 feront de tous des Insulaires.

Description générale du poste

En tant que membre clé des Jeux d’hiver du Canada 2023 à l’Île-du-Prince-Édouard, le coordonnateur des services médicaux est chargé de veiller à ce que tous les participants et participantes soient à leur aise et qu’ils reçoivent des soins médicaux provenant d’un personnel médical qualifié pendant toute la durée des Jeux.

Principales responsabilités

Le coordonnateur sera responsable des tâches suivantes, sans toutefois s’y limiter :

• Coordonner l’installation et la gestion de la policlinique des Jeux et des zones médicales désignées sur les sites sportifs et non sportifs.

• Coordonner l’établissement et le fonctionnement du système d’enregistrement des données médicales, ainsi que la formation des bénévoles pour l’utilisation du système.

• Assurer l’approvisionnement et un contrôle adéquat des fournitures médicales et de l’équipement médical avant, pendant et après les Jeux.

• Veiller à la création et la mise en œuvre de politiques et de procédures appropriées en coopération avec le président médical, le médecin hygiéniste en chef et le comité médical pendant les Jeux.

• Assister et participer à toutes les réunions du comité médical.

• Assurer le respect des contrats auprès des fournisseurs médicaux, des entrepreneurs et des partenaires gouvernementaux des paliers provinciaux et nationaux.

• Assurer la liaison avec Santé Î.-P.-É. en ce qui concerne l’élaboration de plans et de procédures pour les éléments suivants :

• Un plan d’action d’urgence en cas d’une potentielle éclosion de maladies transmissibles;

• Reconnaître les occasions favorables pour transmettre des messages ou mener des campagnes de santé publique et aider à leur exécution;

• Établir des protocoles en matière d’assurance maladie et un plan de communication pour tous les utilisateurs.

• Assurer la liaison avec le chef de mission afin de coordonner les données médicales et l’assurance maladie des athlètes et des participants.

• Assurer la liaison avec le Centre canadien pour l’éthique dans le sport (CCES) afin de se conformer aux normes antidopage actuelles.

• Coordonner le recrutement, la sélection (vérification des titres de compétences), la formation et les horaires de tous les bénévoles des soins médicaux (plus de 200).

• Assurer la liaison avec le Conseil des Jeux du Canada pour la sélection des professionnels de la santé parrainés au niveau national; coordonner le transport, l’hébergement, l’horaire et la formation des professionnels de la santé parrainés.

• Être un membre de l’équipe pleinement engagé afin d’établir des relations positives et saines en milieu de travail.

• S’acquitter de toutes ses responsabilités d’une manière conforme à la mission, à la vision et aux valeurs des Jeux d’hiver du Canada de l’Île-du-Prince-Édouard 2023.

• Accomplir d’autres tâches au besoin. En raison de la nature de notre organisation, et surtout pendant la période précédant les Jeux, et même pendant les Jeux proprement dits, tous les membres du personnel devront agir au-delà de leur description de poste officielle. Les tâches seront toujours raisonnables, mais on s’attend à ce que le personnel offre un soutien d’une manière qui n’est peut-être pas normalement attendue d’eux.

Qualifications requises

• Diplôme d’études universitaires ou collégiales en gestion du sport et des loisirs, en santé et en éducation physique, en kinésiologie et en études sportives, en santé publique, en médecine, en soins infirmiers, en thérapie du sport ou dans d’autres domaines sportifs ou médicaux connexes.

• Deux (2) années ou plus d’expérience en gestion du sport, en coordination des soins de santé ou toute autre expérience connexe, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience professionnelle pertinentes.

• Compréhension du système et du processus de soins de santé à l’Île-du-Prince-Édouard.

• Expérience en coordination et direction d’équipes ou de bénévoles est un atout.

• Expérience avec les programmes G Suite de Google (par exemple, Gmail, Docs, Diapositives, Calendrier, etc.) est un atout.

• Solides compétences en analyse, en organisation et en communication (orale et écrite).

• Capacité démontrée d’établir des priorités et de gérer plusieurs projets.

• Forte aptitude à respecter de courtes échéances et à travailler efficacement sous pression.

• Désir de travailler dans un environnement d'équipe au rythme rapide, où les tâches et les niveaux hiérarchiques sont partagés.

• Capacité de travailler en collaboration en mettant l’accent sur le souci du détail et la communication des attentes.

• Personne énergique et autonome, qui prend l’initiative et peut travailler avec un minimum de directives et de supervision.

• Connaissances et expérience de travail au sein d’organismes à but non lucratif, d’agences événementielles, d’organismes sportifs ou d’organisations de jeux multisports sont des atouts.

• Capacité avérée à travailler dans un environnement hautement dynamique et collaboratif, en jonglant avec différentes tâches, activités et demandes simultanées et concurrentes.

• Style de gestion et esprit d’équipe à la fois flexibles et solides, soit avoir un « gène de collaboration » sophistiqué.

• Esprit créatif; fait preuve d’idées novatrices et d’optimisme, toujours à la recherche de possibilités devant les difficultés.

Autres

• Le bilinguisme (français et anglais) est un atout.

• Flexibilité à travailler certains soirs, fins de semaine et jours fériés.

• Doit être légalement autorisé à travailler au Canada.

• Peut faire l’objet d’une vérification du casier judiciaire ou d’autres vérifications des antécédents.

• Certificat valide de premiers soins généraux et d’urgence.

• Permis de conduire valide de l’Île-du-Prince-Édouard.

• Conditions de travail : assis, travail à l’ordinateur et mouvements répétitifs sur de longues périodes.

• Les candidats doivent être pleinement vaccinés contre la COVID-19 avant la date de début de l’emploi ou avoir un rendez-vous pour recevoir leur deuxième vaccin.

Conditions de travail :

• Temps plein : 40 à 48 heures par semaine de travail.

• Des heures supplémentaires ou du temps en dehors des heures normales de travail peuvent être requis afin de répondre aux exigences opérationnelles des Jeux d'hiver du Canada 2023.

Date limite pour postuler : Le vendredi 4e, octobre 2021

Remarque importante :

La Société hôtesse se réserve le droit de changer, de modifier ou de ne plus utiliser la présente description de poste en tout temps. Le présent document vise à donner un aperçu des responsabilités et des qualifications requises.

Poser une candidature à ce poste

La Société hôtesse des Jeux d'hiver du Canada 2023 entend former une équipe compétente et diversifiée, à l’image de la société canadienne. Par conséquent, nous souscrivons au principe d’équité en matière d'emploi et nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature, peu importe leur identité sexuelle ou leur identité ou expression de genre.

Nous remercions toutes les personnes présentant leur candidature, toutefois nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront retenues. Pour plus d'informations sur les Jeux d'hiver du Canada 2023 à l'Île-du-Prince-Édouard, veuillez consulter notre site web :

https://www.2023canadagames.ca

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Contract length: 18 months

Application deadline: 2021-10-04

Expected start date: 2021-10-04

Job Types: Full-time, Contract

Salary: $45,000.00-$47,000.00 per year

Benefits:

• Dental care
• Extended health care
• Life insurance
• Vision care

Schedule:

• 8 hour shift

Work remotely:

• No